Votre profession

Notaires, Avocats, Experts comptables & Commissaires de justice

Vous avez déjà un cabinet mais souhaitez lui donner un cout de neuf ?

Vous distinguez certaines problématiques dans votre cabinet et souhaitez les améliorer ?

Vous avez un projet de création d’un cabinet ?

Les spécificités

Votre profession vous impose la confidentialité des dossiers que vous traitez, cet impératif doit être pris en compte dans l’aménagement de votre local, d’autant plus si vous souhaitez mutualiser vos bureaux avec des associés.

La continuité et le suivi des dossiers peut être facilité par l’espace dans lequel vous travaillez (gestion des flux, circulation limitée entre les postes à forts échanges, rangements adaptés, …).

La matérialisation de la confidentialité peut aussi être l’occasion de traiter ce point de manière différenciante et créer dans l’espace une vraie identité à vos bureaux.

Les différents espaces

Être vus sans être ostentatoire.

Votre métier impose certaines règles concernant votre présence publicitaire, ainsi votre devanture doit être traitée en fonction des exigences de votre ordre tout en vous permettant d’être facilement visible par vos clients.

Le traitement de votre enseigne et de vos vitrines doit donc s’adapter tout en révélant l’image de votre cabinet.

Deuxième image de votre cabinet après la façade, l’accueil doit répondre à certains codes selon vos usages.

Si c’est le poste de travail d’une hôtesse d’accueil, la banque d’accueil est à travailler d’un côté comme un espace permettant au client debout d’échanger avec l’hôtesse, d’éventuellement prendre un rendez-vous, sans voir le poste de l’hôtesse pour préserver la confidentialité ; de l’autre, l’hôtesse doit pouvoir profiter d’un véritable espace de travail adapté à sa fiche de poste : prise de rendez-vous, suivi des dossiers, gestions administrative voire comptable, préparation et réception des plis postaux, …

Dans certains cas, ce poste d’accueil est repensé via la mise en place de bornes interactives ou même supprimé au profit des espaces d’attente.

Ces choix sont entièrement guidés par une réflexion de votre modèle interne, de l’implantation de votre cabinet comme de son rapport avec la voie publique (pas de porte).

Cette pièce fait souvent débat, et d’autant plus après la période COVID.
Souvent, vos clients ne souhaitent pas s’asseoir à côté d’un inconnu.
L’espace d’attente doit être soigneusement dimensionné. Nous prendrons en compte la durée et le nombre de personnes susceptibles de participer à vos rendez-vous et vous interrogerons sur votre ponctualité.

Le choix du mobilier doit également se faire en fonction du taux de fréquentation de votre salle d’attente.

Aussi, cet espace doit être animé par une décoration ou scénographie adéquate. Est-ce un lieu d’information ou doit-il matérialiser un sas entre l’extérieur et le rendez-vous attendu afin de mettre en place une atmosphère favorable à la concentration.

Le positionnement de cet espace de transition dans le cabinet est aussi un élément clé à prendre en compte. Doit-il être positionné à l’entrée ? A proximité immédiate de la salle de réunion ou des bureaux ? Doit-on veiller à ce que les entrants et sortants ne se croisent ou ne se voient pas ?

Cette salle peut aussi être une ou plurielle selon le dimensionnement des bureaux mais aussi si la volonté est de diviser les flux des visiteurs.

Chaque cabinet fonctionne avec de légères différences qui peuvent parfois vous paraître imperceptibles mais qui sont essentielles à notre compréhension de votre exercice.

C’est pourquoi, nous passerons un moment ensemble au début de la mission à vous écouter et vous questionner sur votre fonctionnement interne.

Ainsi, nous pourrons voir se dessiner la nécessité d’aménager des bureaux plus ou moins fermés pour vos collaborateurs, seul ou à deux, des bureaux de direction ou même encore des bureaux volants ou flexibles.

Si vous nous laissez même l’occasion d’observer le fonctionnement de votre cabinet (en toute discrétion et confidentialité) pendant quelques heures, nous pourrions vous étonner sur l’analyse de votre fonctionnement interne.

Pour les réunions internes, cet espace doit être mesuré de façon à accueillir convenablement tout votre effectif.

Mais doit-elle servir uniquement à ces réunions hebdomadaires à l’heure où le coût de chaque m² de bureaux ne fait qu’augmenter ?

La mutualisation des espaces apparaît comme une des solutions.

Les salles de réunions servant à l’accueil de vos clients doivent être dimensionnées précisément et vous permettre de faciliter votre exercice via des outils multimédias.

L’ergonomie de cette pièce s’impose pour maintenir l’attention de votre interlocuteur face à des sujets parfois complexes.

Sécuriser le savoir et les pièces administratives fait partie intégrante des besoins d’une entreprise.

Chaque profession demande un volume de stockage différent et donc un besoin de penser cet espace sur mesure. Il est essentiel d’envisager son évolution dans le temps.

Notre rôle est de vous questionner sur vos besoins actuels mais également d’envisager avec vous l’évolution potentielle de votre activité et de vos bureaux.

Aujourd’hui, nous travaillons tous avec énormément de données informatiques, ces informations, parfois sensibles, doivent être conservées mais doivent aussi pouvoir être partagées en interne.

C’est pourquoi le dimensionnement de votre parc informatique et des serveurs, NAS ou autres outils, est primordial.

Nous nous rapprochons, avec votre accord, de votre informaticien, afin de mettre en place les bons ouvrages (RJ45, cat. 5/6, répartiteurs WIFI, onduleurs, …).

Ou salle de reprographie, cette pièce pratique est souvent une pièce négligée.

Sa position au sein des flux organisationnels internes à votre entreprise peut s’avérer très impactant. Il s’agira d’anticiper son impact sur le confort acoustique, la concentration et l’optimisation des déplacements pour limiter son impact sur la performance de vos collaborateurs.

Dans le cas de certaines professions libérales, la confidentialité inhérente à votre exercice exigera aussi certains aménagements spécifiques.

Pause café, coin repas, lieu de discussion, moments de détente voire de sieste, … La salle de pause est avant tout un lieu de vie multiple. Mettre en place les outils fonctionnels à cet espace est essentiel : une cuisine équipée correctement, des assises en nombre suffisant, un éclairage adéquat. Dans l’objectif de soigner vos collaborateurs (rétention des salariés et marque employeur en tête), on modulera l’espace afin de favoriser les échanges, promouvoir le calme et le bien-être.

Être vus sans être ostentatoire.

Votre métier impose certaines règles concernant votre présence publicitaire, ainsi votre devanture doit être traitée en fonction des exigences de votre ordre tout en vous permettant d’être facilement visible par vos clients.

Le traitement de votre enseigne et de vos vitrines doit donc s’adapter tout en révélant l’image de votre cabinet.

Et si nous parlions de tiers lieux, de modularité, d’espaces alternatifs, la liste des typologies de pièces ci-dessus est loin d’être exhaustive.

Chez Ypsé, nous tâchons de vous éveiller aux autres possibles afin de faire de vos bureaux un lieu qui vous ressemble et vous permettra de mettre en place une connivence dans vos équipes.